Zendesk Sellでメールシーケンスを設定する

Zendesk Sellでのメールシーケンスの設定方法についてまとめました。

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昴

2023.02.14

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こんにちは、昴です。
今回はZendesk Sellでメールシーケンスを設定する方法について説明します。

はじめに

Zendesk Sellではメールシーケンスという機能を使って、リード（見込み客）または取引先に一定間隔でメールを自動送信し、契約・取引に繋げることができます。メールシーケンスとは営業担当が新しいリードにコンタクトするタイミングと方法を指定する一連のアクションです。実際の設定画面から説明していきます。

メールシーケンスの作成

Sellのサイドバーから設定 > ビジネスルール > シーケンスに移動して行います。
画面右上の「シーケンスを追加」から新しいシーケンスの作成画面へ移動します。

まずシーケンスの名前を設定します。
次に「ステップを追加」を選択します。このステップとは自動送信するメールのテンプレートの選択とその順序を定義することをいいます。

「自動配信メール」を選択し、自動送信されるメールのテンプレートを作成または選択します。
次にこのメールをいつ配信するか指定します。
「シーケンス開始直後」を選択した場合、リードまたは取引先がシーケンスに登録されるとすぐにメールは送信され、その後設定した頻度でメールを自動送信していきます。「このメールを受信者に送信するまで待機します」を選択した場合、リードまたは取引先がシーケンスに登録されて、どのくらい経過してからメールを自動送信するかを設定します。日数（土日は計算しない）または時間を指定してから送信するまでの時間を決めます。

さらに追加してメールを送信したい場合は、再び「ステップを追加」を選択して、同様にメールのテンプレートの選択とメールを送信するまでの間隔を設定します。 1つ目のステップと異なる点は2点あります。 1点目は時間の指定についてで、「前のステップの完了後すぐ」と「このメールを受信者に送信するまで待機します」から選択します。 2点目は送信方法についてで、「返信として送信」と「新しいスレッドを立ち上げる」から選択します。さらにステップを追加する場合も同様です。

次に「このシーケンスのすべてのメールに受信登録解除リンクを追加します」のチェックボックスについてです。メールがスパムと誤判定されてしまわないように、受信登録解除リンクを含めることを勧めています。こちらはデフォルトでチェックが入っていますので、チェックを入れたままにすることをお勧めします。チェックが入っていると、「受信登録解除リンクの言語」をドロップダウンから選択できるので選択します。

メールの受信者が受信登録解除をすると、進行中のシーケンスと今後のシーケンスから除外されます。受信登録を解除した受信者を誤ってシーケンスに追加しようとすると、その受信者がすでに登録解除済みであることが通知されます。

最後に「シーケンスを保存」選択して、メールシーケンスを保存します。

メールシーケンスの変更

メールシーケンスの変更はRead-シーケンスのページから変更したいシーケンスを選択して変更することができます。メールシーケンスの編集ページで変更できるのは以下の通りです。

シーケンス名
ステップの順序
ステップを追加
ステップを変更（メールテンプレートと遅延時間）
ステップの削除

注意点として、メールシーケンスの変更後にシーケンスを開始したリードや取引先は新しいメールシーケンスに従いますが、変更が適用される前にシーケンスが開始していたリードや取引先は変更が適用されず、変更前のシーケンスが継続されます。
また使用中のシーケンスを変更する場合、アクティブなリードや取引先が登録されていると警告が表示されます。リードや取引先に影響がある場合は変更を加えるのではなく、新たなシーケンスを作成する必要があります。

メールシーケンスの削除

メールシーケンスの削除はRead-シーケンスのページから削除したいシーケンスの右にあるゴミ箱マークを選択して削除できます。

シーケンスの変更同様にシーケンスにアクティブなリードや取引先が登録されている場合、警告が表示されます。しかし変更とは違い、シーケンスを削除を選択すると直ちにシーケンスは削除され、そのシーケンスから新たにメールは送信されなくなります。

メールシーケンスの開始

シーケンスを作成したらリードや取引先を登録してシーケンスを開始していきます。
Sellのサイドバーからリードまたは取引先へ移動し、登録したいリードまたは取引先を選択します。

シーケンスウィジェットで「＋」を選択し、目的のシーケンスを選択してシーケンスにリードまたは取引先を登録します。

すでにそのシーケンスに登録されているリードまたは取引先の場合、それを警告する通知が表示され、再度シーケンスに追加することはできません。

メールシーケンスを一斉に開始

一度に複数のリードまたは取引先をメールシーケンスに登録したい場合は、Sellのサイドバーからリードまたは取引先へ移動し、一覧から選択してまとめてシーケンスに登録します。メールシーケンスに登録したいリードまたは取引先にすべてチェックを入れ、「シーケンスを開始」を選択することで、リードや取引先をまとめてメールシーケンスに登録することができます。

メールシーケンスの使用状況の監視

Sellのサイドバーから設定 > ビジネスルール > シーケンスに移動し、確認したいシーケンスを選択します。
画面右上にある「アクティブ」、「完了」、「返信率」の3つを確認できます。

「アクティブ」、「完了」、「返信率」はそれぞれ以下の通りです。

アクティブ
シーケンスで現在アクティブなリードまたは取引先の数
完了
シーケンスを完了したリードまたは取引先の数
返信率
シーケンスを完了したリードまたは取引先のうち、シーケンスのいずれかのメールに返信した割合

注意点

メールアカウントとの接続
メールシーケンスを設定するには、登録しているSellにメールアカウントを接続している必要があります。 Zendesk Sellとメールアカウントの接続方法は下記ブログをご確認ください。
Zendesk Sellでメールと接続する

シーケンスルール

全てのユーザーがシーケンスにリードと取引先を追加できます。
自動送信したいずれかのメールに応答する、またはリードが取引先に変換されるとシーケンスは終了し、その宛先への自動送信は終了、それ以降のメールは送信されません。
シーケンスによって送信されるメールの送信者は、リードや取引先を登録したユーザーの名前（基本的にはそのリードや取引先のオーナー）となります。
シーケンスのメールは平日（月曜日～金曜日）に送信され、週末（土曜日と日曜日）は送信されません。

まとめ

今回はZendesk Sellでのメールシーケンスの設定方法を説明しました。
メールシーケンスはZendesk Sellの代表的な機能の一つです。メールシーケンスを使ってリードや取引先と新たな契約・取引に繋げることができます。またシーケンスを自由にカスタムすることができるので、ぜひ使ってみてください。